Le délégué est facultatif. Pas le travail.
La LPrD fribourgeoise demande à chaque commune de déclarer ses traitements au registre cantonal, de répondre aux demandes des citoyens, d'annoncer les violations. Elle ne dit pas qui s'en charge. Sans personne pour les porter, ces tâches s'ajoutent au quotidien du secrétariat communal. Les communes qui nous confient le rôle de délégué remettent ce travail à une équipe dont c'est le métier. Chaque collaborateur nous contacte en direct, et le Conseil communal garde la vue d'ensemble grâce à nos rapports.
Ce qu'un délégué change au quotidien
Trois effets concrets, constatés dans les communes que nous accompagnons.
Une réponse à chaque question
Un citoyen réclame ses données, un nouveau logiciel arrive, un doute surgit au guichet. Vos collaborateurs savent qui appeler et reçoivent une réponse simple, qu’il ne reste qu’à appliquer.
Un interlocuteur face à l’autorité
Nous tenons le dialogue avec l’Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation, l’ATPrDM. Déclarations, consultations, annonces, chaque échange est documenté.
Des réflexes prêts avant l’incident
Une cyberattaque se gère mal quand tout reste à inventer. Procédures posées, rôles connus, décisions rapides. L’incident reste un événement, pas une crise.
Une année avec votre délégué
Le meilleur argument pour un délégué reste ce qu'il fait de son année. En voici une, telle que la vivent les communes que nous accompagnons.
- Janvier
Formation annuelle
Le personnel et le Conseil communal démarrent l’année avec une session de formation ancrée dans leurs dossiers. Le thème de cette année est l’intelligence artificielle dans les services et au Conseil communal.
- Mars
Un citoyen demande l’accès à ses données
Nous vérifions la recevabilité, réunissons les données avec les services concernés et préparons la réponse dans le délai.
- Mai
Un nouveau logiciel arrive au contrôle des habitants
Nous relisons le contrat avant la signature et vérifions les aspects de protection des données avec le prestataire. La déclaration du traitement au registre de l’ATPrDM est mise à jour dans la foulée.
- Juin
Un document officiel est réclamé
La transparence relève d’une autre loi, la LInf, et nous la traitons aussi. Nous déterminons ce qui peut être remis, sous quelle forme, et préparons la décision.
- Septembre
Un courriel piégé est signalé
Nous évaluons la portée avec votre prestataire informatique, documentons l’incident et faisons l’annonce à l’ATPrDM quand elle s’impose. Puis nous en tirons les leçons avec l’équipe dans une optique d’amélioration continue.
- Décembre
Rapport au Conseil communal
L’état du dispositif, les demandes traitées, ce qui attend l’année suivante. Le Conseil décide en connaissance de cause.
Et tout tient dans le même forfait.
Le montant au budget est le montant facturé.
Un forfait annuel couvre l'ensemble du rôle. L'incident de septembre, la demande de mars ou les questions de vos collaborateurs n'ajoutent rien à la facture. Un mandat de délégué ne devrait pas devenir plus cher au moment précis où il sert.
Nous venons vous rencontrer, puis votre commune reçoit une offre claire. Un montant unique, pas une grille horaire.
Dans le forfait, quoi qu'il arrive
- La déclaration de vos traitements au registre de l’ATPrDM
- Un incident, de l’évaluation à l’annonce
- La demande d’accès d’un citoyen
- Un document officiel réclamé au titre de la LInf (excepté la médiation ou le tribunal)
- Les questions de vos collaborateurs, toute l’année
- La formation annuelle du personnel et du Conseil communal
Le droit, la sécurité et l'organisation, dans la même équipe
Une question de commune est rarement d'une seule nature. Nous couvrons les trois.
Juridique
Une demande à trancher, un contrat à relire, une base légale à clarifier. Nos juristes rendent des réponses qui s’utilisent telles quelles.
Sécurité
Un accès douteux, un prestataire à vérifier, un incident à qualifier. Nos spécialistes certifiés évaluent la situation et coordonnent la réponse.
Organisation
Un processus au guichet, des directives à faire vivre, des équipes à former. Nous ancrons le dispositif dans votre quotidien.
Une seule équipe suit votre commune, quel que soit l'angle de la question. Notre approche de la protection des données
L'intelligence artificielle entre dans vos services
Vos collaborateurs l'utilisent déjà, parfois sans le dire. Nous posons des règles d'utilisation, formons les équipes et retenons des outils compatibles avec une administration publique. Un délégué sert aussi à cela, amener les sujets avant qu'ils ne s'imposent.
Des communes et des institutions fribourgeoises nous font confiance
Ce qu'en disent les communes
Le regard d'une secrétaire communale sur notre accompagnement.
« Transformer la protection des données en un sujet clair, concret et presque sympathique : voilà un pari que YBCS réussit avec brio ! Leur réactivité, leur écoute et leur approche pragmatique, guidée par le bon sens, sont particulièrement appréciées. Des conseils adaptés à notre réalité, une disponibilité au rendez-vous et juste ce qu’il faut d’humour pour faire passer les messages, même les moins… digestes ! »
Stéphanie Emery
Secrétaire communale - Commune de Grône
Une équipe d'ici, pas une hotline.
Notre entreprise est née à Bulle, et c'est toujours de là que nous travaillons. Vos collaborateurs parlent toute l'année aux mêmes personnes, qui connaissent le canton et ses communes. Nous accompagnons aussi des communes valaisannes depuis notre bureau de Sierre, ainsi que des communes vaudoises.
Ce qu'on nous demande le plus souvent.
Notre commune est-elle obligée de désigner un délégué à la protection des données ?
Non. La LPrD fribourgeoise impose des correspondants à la protection des données dans l’administration cantonale, pas dans les communes. Vos obligations, elles, existent bel et bien. Déclarer vos traitements, répondre aux demandes d’accès, annoncer les violations. Le mandat sert à confier ce travail à une équipe dont c’est le métier.
Qui déclare nos traitements au registre de l’ATPrDM ?
Nous. L’inventaire de vos activités de traitement se construit avec vos services, puis nous préparons les déclarations et leurs mises à jour. Votre commune sait à tout moment ce qui est déclaré, et pourquoi.
Que couvre le forfait, exactement ?
Le forfait couvre le rôle de délégué en entier. Les déclarations au registre, les demandes des citoyens, la transparence selon la LInf, les incidents et leur annonce, la formation et les rapports au Conseil communal. Seuls les avis de droit formels et les procédures devant une autorité ou un tribunal sortent du forfait. Nous les annonçons avant de les engager, jamais après coup sur une facture.
Combien de temps cela demande-t-il à nos collaborateurs ?
Très peu. Le mandat existe pour décharger vos services, pas pour leur ajouter une tâche. Vos collaborateurs nous transmettent la question ou le dossier, puis reprennent leur travail. Nous revenons vers eux avec une réponse prête à l’emploi, en moyenne dans les 2 heures.
Êtes-vous présents sur place ?
Oui, et pas seulement quand quelque chose l’exige. Les formations, les rencontres avec les services et les points de situation se tiennent dans vos locaux. Nous nous voyons comme une équipe de la commune, pas comme un bureau qu’on n’appelle qu’en cas de besoin.
Êtes-vous en concurrence avec notre prestataire informatique ?
Non, et c’est une question d’indépendance. Nous ne vendons ni matériel ni services informatiques, ce qui nous laisse libres de conseiller la commune sans arrière-pensée commerciale. Votre prestataire et nous sommes complémentaires, chacun dans son rôle. Nous tenons à une relation constructive avec tous vos prestataires, pour faire avancer les projets, pas pour les freiner.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Quelques semaines pour une commune déjà organisée. Si tout reste à construire, la première année pose les fondations, avec l’état des lieux, l’inventaire des traitements et les premières déclarations. Le mandat prend ensuite son rythme de croisière.
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