Un contact direct pour chaque collaborateur.
Aucun référent à désigner en interne, aucun guichet à organiser. Du contrôle des habitants aux ressources humaines en passant par le service technique, chacun s'adresse à nous sans intermédiaire. Qu'il s'agisse d'une question sur un dossier, de la demande d'un citoyen ou d'un document officiel réclamé, nous répondons, nous traitons et nous documentons. Le Conseil municipal garde la vue d'ensemble. Il reçoit nos rapports et sait où en est la commune.
Une année avec votre délégué
Un délégué à la protection des données, ça ne se voit que s'il travaille. Voici une année de mandat, telle que la vivent les communes que nous accompagnons.
- Janvier
Formation annuelle
Le personnel et le Conseil démarrent l’année avec une session adaptée à leurs dossiers. Cette année, le thème est l’intelligence artificielle dans l’administration communale et dans les séances du Conseil.
- Mars
Un citoyen demande l’accès à ses données
Nous vérifions la recevabilité, rassemblons les données avec les services et préparons la décision dans le délai.
- Mai
Un document officiel est réclamé
La transparence passe aussi par nous. Nous déterminons ce qui peut être communiqué, sous quelle forme, et préparons une réponse au demandeur.
- Juin
La commune change de logiciel
Nous relisons le contrat avant la signature. Les clauses sur les données sont négociées, pas subies. En amont, nous avons aussi accompagné la commune sur les aspects techniques.
- Septembre
Un courriel piégé est signalé
Nous évaluons la situation, coordonnons la réponse avec votre prestataire informatique et faisons l’annonce au Préposé cantonal quand elle s’impose. L’incident est documenté, puis clos.
- Décembre
Rapport au Conseil municipal
Ce qui a été fait, ce qui reste à faire, ce qui arrive. Le Conseil décide en connaissance de cause.
Tout est dans le même forfait.
Des coûts prévisibles, toute l'année.
Le montant mis au budget correspond au montant facturé. L'incident de septembre, la demande de mars ou les questions de vos collaborateurs ne déclenchent aucune facture supplémentaire. Un mandat de délégué ne devrait pas devenir plus cher au moment précis où vous en avez besoin. Chez nous, il ne le devient pas.
Nous venons vous rencontrer, puis vous recevez une offre adaptée à votre commune. Un montant clair, pas une grille horaire.
Sans supplément, quoi qu'il arrive
- Un incident et son annonce à l’autorité
- La demande d’accès d’un citoyen
- Un document réclamé au titre de la transparence (excepté la médiation ou le tribunal)
- Les questions de vos collaborateurs, toute l’année
- La formation annuelle du personnel et du Conseil
Une seule adresse pour le juridique, la sécurité et l'organisation
Chaque situation a sa nature. Nous couvrons les trois.
Juridique
La demande d’un citoyen, un contrat à relire, une question de transparence. Notre équipe juridique s’en charge.
Sécurité
Un courriel piégé, un accès douteux, un prestataire à contrôler. Nos spécialistes certifiés évaluent et répondent.
Organisation
Un nouveau processus au guichet, des directives à ancrer, des équipes à former. Nous faisons vivre le dispositif.
Vous ne jonglez pas entre une étude, un informaticien et un consultant. Notre approche de la protection des données
Et l'intelligence artificielle ?
Vos collaborateurs l'utilisent déjà, ou demandent à le faire. Nous posons des règles d'utilisation claires, sensibilisons les équipes et retenons des outils adaptés à une administration publique. Les données des citoyens restent protégées. Le sujet est nouveau. La méthode ne l'est pas.
Des communes et des institutions nous font confiance
Témoignages
Regards de nos clients sur notre accompagnement.
« Transformer la protection des données en un sujet clair, concret et presque sympathique : voilà un pari que YBCS réussit avec brio ! Leur réactivité, leur écoute et leur approche pragmatique, guidée par le bon sens, sont particulièrement appréciées. Des conseils adaptés à notre réalité, une disponibilité au rendez-vous et juste ce qu’il faut d’humour pour faire passer les messages, même les moins… digestes ! »
Stéphanie Emery
Secrétaire communale - Commune de Grône
Des visages, pas une hotline.
Nous portons votre mandat depuis Sierre et Bulle. Vos collaborateurs parlent toute l'année aux mêmes personnes, qui connaissent leur commune. Nous sommes présents à vos côtés, pas un bureau lointain. Nous accompagnons aussi des communes fribourgeoises et vaudoises.
Ce qu'on nous demande le plus souvent.
Que couvre le forfait, exactement ?
Le forfait couvre tout le rôle de délégué prévu par la LIPDA. Cela comprend notamment la tenue des registres, les demandes des citoyens, la transparence, les incidents et leur annonce, la formation, la veille et les rapports au Conseil municipal. Seuls les avis de droit formels et les procédures de médiation ou devant un tribunal ne sont pas compris. Ces cas sont annoncés avant d’être engagés, jamais découverts sur une facture.
Le mandat peut-il couvrir notre bourgeoisie ou nos entités intercommunales ?
Oui. Beaucoup de communes portent aussi une bourgeoisie, une association intercommunale ou un EMS régional. Le périmètre du mandat se définit dans l’offre, et l’ensemble garde un seul délégué et un seul interlocuteur.
Combien de temps cela demande-t-il à nos collaborateurs ?
Très peu. Le mandat existe pour décharger vos services, pas pour leur ajouter une tâche. Vos collaborateurs nous transmettent la question ou le dossier, puis reprennent leur travail. Nous revenons vers eux avec une réponse qu’il ne reste qu’à valider. Nous répondons en moyenne dans les 2 heures.
Êtes-vous présents sur place ?
Oui, et pas seulement quand quelque chose l’exige. Les formations, les rencontres avec les services et les points de situation se tiennent dans vos locaux. Nous nous voyons comme une équipe de la commune, pas comme un bureau qu’on n’appelle qu’en cas de besoin.
Êtes-vous en concurrence avec notre prestataire informatique ?
Non, et c’est une question d’indépendance. Nous ne vendons ni matériel ni services informatiques, ce qui nous laisse libres de conseiller la commune sans arrière-pensée commerciale. Votre prestataire et nous sommes complémentaires, chacun dans son rôle. Nous tenons à une relation constructive avec tous vos prestataires, pour faire avancer les projets, pas pour les freiner.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Pour une commune déjà organisée, il faut compter quelques semaines, le temps de reprendre ce qui existe. Pour une commune qui part de plus loin, la première année pose les bases (état des lieux, registres, directives), puis le mandat entre dans son rythme de croisière.
Parlons de votre commune
Décrivez votre situation en quelques lignes ou appelez-nous. Nous vous répondons dans les 24 heures.
En discuter avec nous